Cách làm mail merge trong word 2016

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện Mail Merge (trộn thư, trộn văn bản) trong Word 2016 với đầy đủ các bước nhé!

Mail Merge là 1 trong những tính năng rất hữu ích trong Word, nó có chức năng soạn cùng in hàng loạt những thư gồm cùng ngôn từ nhưng khác biệt ở một vài thông tin như: hợp đồng lao động, thư mời, phiếu cảm ơn, ... Một biện pháp rất cấp tốc chóng. Nếu các bạn chưa biết sử dụng tác dụng này thì hãy theo dõi quá trình hướng dẫn cụ thể kèm hình hình ảnh minh họa ngay dưới đây.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2016

Cách áp dụng Mail Merge - trộn thư trong Word 2016

Để áp dụng Mail Merge - trộn thư trong Word 2016, bạn hãy triển khai lần lượt theo quá trình sau:

Bước 1: Đầu tiên, phiên bản hãy mở một tư liệu Word hiện có hoặc chế tạo ra một tư liệu mới.

Bài viết này được đăng tại

Bước 2: Tiếp theo, tự tab Mailings (Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ thực đơn thả xuống.

Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn nên lựa chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía mặt phải hành lang cửa số Word. Trong lấy một ví dụ này, bản thân sẽ lựa chọn Letters. Kế tiếp nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi rượu cồn tài liệu) để đưa sang bước 4.

Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện nay tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để đưa sang cách tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách showroom để Word gồm thể auto đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm vào một tệp hiện tại có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc chúng ta có thể nhập danh sách add mới từ vào Mail Merge Wizard (Trình hướng dẫn trộn thư).

Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse (Duyệt) để lựa chọn tệp.

Bước 6: Xác xác định trí tệp của bạn, kế tiếp nhấp vào Open (Mở).

Bước 7: ví như danh sách showroom nằm vào sổ thao tác làm việc Excel, bạn nên chọn worksheet, sau đó bấm OK .

Bước 8: Tiếp đến, trong vỏ hộp thoại Merge Recipients (Hộp thư thoại), chúng ta có thể kiểm tra hoặc vứt chọn mỗi vỏ hộp để kiểm soát những bạn nhận được bao gồm trong hòa hợp nhất. Theo mang định, tất từ đầu đến chân nhận yêu cầu được chọn. Khi chúng ta đã trả tất, nhấp OK .

Bước 9: triển khai bấm lựa chọn vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn). Hiện nay bạn đã chuẩn bị để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi phiên bản sao của bức thư về cơ phiên bản sẽ như thể nhau; chỉ dữ liệu người thừa nhận (chẳng hạn như tên và địa chỉ ) vẫn khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ nơi cho tài liệu người dìm để Mail Merge biết chính xác nơi đề xuất thêm dữ liệu.

​Lưu ý: trường hợp bạn không tồn tại danh sách địa chỉ hiện có, chúng ta cũng có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập danh sách mới) cùng nhấp vào Create (Tạo), tiếp nối nhập danh sách showroom của bạn theo cách thủ công.

Xem thêm: Tổng Hợp 4 Cách Đặt Mật Khẩu Trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016

Bước 10: tiếp theo sau bạn yêu cầu chèn dữ liệu người nhận bằng phương pháp đặt điểm chèn vào tư liệu nơi bạn có nhu cầu thông tin xuất hiện.

Bước 11: Tiến hành chọn 1 trong các tùy lựa chọn giữ khu vực (placeholder). Trong lấy ví dụ như này, mình sẽ chọn Address block (chặn địa chỉ).

Bước 12: Tùy ở trong vào chọn lựa của bạn, một hộp thoại rất có thể xuất hiện tại với các tùy chọn thiết lập cấu hình khác nhau. Chọn các tùy chọn ao ước muốn, tiếp nối bấm OK.

Bước 13: Một trình giữ nơi sẽ xuất hiện thêm trong tài liệu của công ty (ví dụ: «AddressBlock»).

Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình đã thêm một trình giữ vị trí ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

Bước 15: Sau khi bạn đã trả tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: coi trước thư của bạn) như hình mặt dưới.

Lưu ý: Đối với một vài bức thư, bạn chỉ việc thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng bạn có thể thêm những trình giữ địa điểm hơn (như tên hoặc địa chỉ cửa hàng của fan nhận) vào phần thân của bức thư để cá thể hóa nó hơn nữa.

Bước 16: coi trước bức thư để bảo đảm thông tin từ danh sách người nhấn xuất hiện đúng chuẩn trong bức thư. Bạn cũng có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải kê xem từng phiên phiên bản của tài liệu.

Bước 17: Nếu các bạn thấy đầy đủ thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: chấm dứt hợp nhất).

Bước 18: sau thời điểm đã dứt hợp nhất, bạn thực hiện in thư bằng phương pháp bấm Print (In).

Bước 19: Một hộp thoại bắt đầu sẽ xuất hiện. Dịp này, chúng ta hãy ra quyết định xem bạn muốn in All (Tất cả) các thư tài liệu bây giờ hay chỉ một tổ được chọn, kế tiếp bấm OK . Trong lấy một ví dụ của mình, mình đang in toàn bộ các bức thư.

Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Các bạn hãy điều chỉnh setup in giả dụ cần, rồi nhấn OK. Những bức thư sẽ được in.

Trên đây là tất cả quá trình để trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) vào Word 2016. Hi vọng sau nội dung bài viết này bạn đã sở hữu thể tạo hầu như bức thư nhằm gửi tới nhiều người dân một cách thuận tiện nhất. Chúc bạn triển khai thành công!